Здравствуйте, мои дорогие читатели и гости блога! Сегодня мне хотелось бы рассказать вам, как навести порядок в домашних документах и организовать удобное их хранение. Бывает так, что срочно понадобиться справка, придешь домой и не знаешь куда сунуться, чтобы найти свидетельство или другой документ в горе бумаг. И чтобы таких случаев с вами никогда не случалось, давайте разберем пошаговый план, который в конечном итоге обеспечит вам порядок в домашнем архиве.
Все домашние документы всегда должны быть в порядке даже не из-за того, чтобы вы могли в любой момент найти нужную вам бумагу, в первую очередь это безопасность. Ценные бумаги должны храниться вдали от посторонних глаз, а их порча или утеря обещают вам беготню по государственным учреждениям и инстанциям. Восстановление может занимать длительное и неопределённое время, а вот нервов вы потратите больше чем денег на штрафы.
Еще бывают очень опасные случаи, например, пожары, наводнения и другие ЧП, когда срочно необходимо покинуть дом. В таких ситуациях обычно люди в первую очередь из всего имущества хватают документы и деньги. Ну а если они будут валиться неизвестно где, то и можно вообще оставаться без них. Поэтому давайте раздеремся в этом вопросе подробнее.
Хранение документов в доме
В первую очередь вам необходимо оценить ситуацию – в какой степени запущенности у вас домашний офис. Бывают хозяйки, которые складируют буквально каждую бумажку, чеки на продукты и справки. Но у каждого документа есть свой срок давности – от 2 – х недели и до бесконечности.
Когда я попыталась разобраться в данном вопросе, то столкнулась с противоречивой информацией, касающейся выписок, справок, деклараций. Поэтому не потрудитесь и уточняйте срок хранения документов у тех, кто непосредственно их выдает.
Но конечно, документы на квартиру, удостоверения, ИНН, паспорта должны быть в сохранности постоянно. Кстати, иногда на справках и бумагах пишется срок, в течение которого они будут иметь правовую или юридическую силу.
Что касается чеков на приобретаемую бытовую технику, тут все проще. Они будут действовать только в период гарантийного обслуживания. Но специалисты в этой области все же рекомендую беречь их все время, до тех пор, пока вы не выкинете ее. Это касается в первую очередь крупной техники, например, дорогих телевизоров, холодильников, станков и так далее.
Квитанции об оплате я лично по совету юриста храню 3 года, хотя мне кажется и этого многовато. Но куда деваться, в жизни всякое бывает. В общем, что хочу сказать. Позаботьтесь о целостности и безопасности ваших документов и подойдите к этому с умом.
Как навести порядок в документах?
Шаг 1. Соберите все бумаги в кучку. Оцените сложность всей ситуации. Лично у меня все домашние документы занимают среднего размера коробку. Ничего лишнего нет.
Шаг 2. Рассортирует бумаги по категориям. Я предлагаю таким образом:
- документы на квартиру
- медицинские док-ты
- налоговые
- кредитные
- квитанции об оплате
- чеки и гарантийные талоны и так далее
Можно распределить их относительно принадлежности к членам семьи (документы мамы, папы, детей и так далее). Общие также сориентировать, как в предыдущем примере.
Главное, чтобы вам было удобно и в любой момент могли найти ту бумагу, которая понадобиться. Сортировку следует совместить с размусориванием и выкидывание того, что уже не нужно. Что-что, а вот рекламные листовки, брошюры стоит немедленно отправить в мусорное ведро.
Если у вас на этот счет есть сомнения, отложите в сторонку бумаги. При первой возможности узнайте их срок хранения. Что касается визиток, то они могут быть помещены в специальный органайзер или небольшую коробочку.
Шаг 3. Выбор способа хранения. Как правило, чаще всего для хранения документов в доме используют папки с файлами. Они могут вставляться отдельно или уже быть едиными с обложкой. Такой способ организации бумаг очень удобен. Вы можете купить несколько подобных папок и каждую из них присудить одной из категорий (налоговые, медицинские документы и так далее).
Не хуже справиться с данной задачей способны папки-портфели. В них удобно не только хранить документы, но и брать с собой.
Как правило, на таких органайзерах есть небольшое место, где существует возможность сделать подпись. Тогда вы точно не перепутаете ее с другими категориями. А еще лучше каждому типу бумаг присвоить свой цвет. Например, документы на дом находиться в красной папке, медицинские справки, карты и так далее в зеленой, налоговые бумаги – в голубой.
Еще один способ организовать хранение документов в доме – картотеки с перегородками. Бумаги в этом случае в основном могут находиться в файлах или тонких папках – скоросшивателях. При этом сортировщиком выступают специальные пластины с выступами, где можно подписывать типы документов. Такие приспособления стоят недешево. Но их можно и сделать своими руками. Например, в качестве разделителей взять плотный цветной картон и вырезать выступ. Таким образом, вы не только организуете хранение своих домашних бумаг, но и сэкономите деньги.
Ну и последний вариант, который мне хочется вам предложить – это коробки. В принципе можно те же папки и файлы складывать в них, то есть совместить несколько способов хранения. Но я сейчас говорю немного о другом. К примеру, письма, квитанции об оплате имеют не совсем стандартный формат, когда не особо они вписываются в размер папки, особенно при их большом количестве. Тогда на помощь придут простые небольшие коробочки. В них очень удобно складывать небольшие документы.
Шаг 4. Пришло время подумать о месте для ваших ценных бумаг. В первую очередь оно должно быть недоступным для чужих людей и гостей. То есть скрытое от посторонних глаз. Это может быть антресоль, верхняя полка над рабочим столом, сейф или выдвижной ящик, желательно закрывающийся на ключ. Для тех, у кого есть дети, стоит также задуматься, не смогут ли малыши добраться до ценных бумаг. Ведь они – любопытный народ, и везде могут применить свои ручонки.
Не стоит также выбирать солнечные места, хоть и недоступные детям. От влаги и солнца бумаги могут выцвести и испортится.
И еще один нюанс, о котором я забыла упомянуть. Заведите папку, где будут храниться все ксерокопии самых важных документов, например, паспорта, страхового полиса, пенсионного удостоверения, документов на квартиру и так далее. Если вам срочно понадобятся копии, а под рукой не окажется ксерокса, времени будет в обрез, то вас спасет эта хитрость.
Ну и последнее, не тяните с той кучкой бумаг, которая вызвала у вас сомнения относительно срока хранения. Как только вы разберетесь с эти делом, тут же разложите их по местам. Ведь теперь у вас хранение документов дома организованно на высшем уровне!
А как вы скрадываете бумаги? Делитесь своими секретами! Оставляйте комментарии! До новых встреч!
Осенью 2016 года я проходила обучение на курсе «Профессиональный организатор пространства» у Юлианы Мызниковой.
Одно из заданий курса было таким: нужно было организовать хранение какой-нибудь категории вещей.
Я выбрала организацию полки с документами, на момент прохождения тренинга — это была моя самая «больная» тема.
1 шаг — оценка и план
Сначала я составила для себя опросник и ответила на него, вот например, несколько вопросов и ответов из него:
Зачем вам организация?
Чтобы в моем доме было уютно и красиво всем, а также было удобно найти нужную вещь быстро всем членам семьи.
Как давно у вас беспорядок?
Беспорядок в документах где-то примерно год – постепенно накопился после рождения 3го ребенка, до этого все было организовано тщательно.
Что является препятствием на пути к сохранению порядка на ваш взгляд?
Отсутствие свободного времени у мамы и не до конца продуманная система хранения вещей.
Семья прикладывает усилия, для сохранения порядка?
С бумагами порядок навожу только я, муж по мере использования возвращает бумаги на место, но не всегда.
Есть ли у вас какие-либо особые потребности к организации?
Чтобы документы можно было легко найти и мне и мужу
Какая организация в вашем доме хорошо работает?
Ранее, когда я раскладывала все входящие документы вовремя – эта система работала хорошо. Все по папочкам. Папочки подписаны. Одна отдельная папка с самыми важными документами.
Что работает плохо или совсем не работает?
Отдельная временная папка для складывания входящих документов, она стала постоянным складированием всех документов за год.
Что хотите получить в итоге?
Хорошо упорядоченную систему хранения документов, в которой легко найти нужный документ, как мне самой, так и мужу и любому другому родственнику.
Какие сложности ожидаются?
- Документы не разобраны за целый год
- Документы хранятся не в одном месте
- У меня есть годовалый ребенок, который может разорвать все документы, если делать организацию при нем (средний ребенок тоже может проявить интерес к происходящему и начать «помогать» маме.
Как их можно преодолеть?
Заниматься организацией этапами, когда дети или спят или находятся вне дома (гуляют с папой или бабушкой, находятся у бабушки в гостях, находятся в другой комнате)
Далее я составила подробный план организации, опираясь на ответы опросника. Определила сроки выполнения каждой задачи, соотнесла план с имеющимися в наличии организационными материалами и бюджетом.
У меня были в наличии следующие организационные материалы:
- несколько папок с файлами,
- три канцелярских папки с кольцами,
- несколько скоросшивателей,
- большая папка на замке для важных документов,
- много файлов,
- папки пластиковые разных цветов и размеров,
- наклейки для идентификации,
- один пластиковый органайзер.
Мне осталось купить соответственно моему плану три больших картонных органайзера, что я и сделала.
2 шаг — сортировка документов по категориям
Сначала я прописала возможную сортировку на бумаге, соотнесла с имеющейся структурой, поменяла совсем немного.
Сделала это без перфекционизма: достаточно подробно, но на простом листе в тетрадке за 2 минуты.
Вот как это выглядело:
Потом я приступила к оценке объема работ.
Вот фотографии того, что мне требовалось разобрать:
Да, бумаг у меня всегда было много: семья большая, направлений, по которым лично мне надо хранить бумаги было и есть достаточно много.
3 шаг — минимизация
Список быстрой утилизации документов:
- нежелательная почта – такой не было
- рекламные каталоги – выбрасываю сразу
- объявлений и рекламные буклеты – выбрасываю сразу
- журналы старше двух месяцев, если в планах нет сбора коллекции для возврата к нужным публикациям – есть одна коллекция у меня и одна у мужа, коллекции организованы хорошо. Журналы периодически пересматриваем.
- Просроченные купоны, гарантии, приглашения – нет таких
- Руководства по эксплуатации техники, которой больше не существует, либо окончательно сломана – пересмотрела, таких руководств не оказалось
- Важные документы, по которым истек срок хранения – таких оказалось достаточно много
- Отработанные документы – таких оказалось тоже много
4 шаг — разложить все по местам и 5 шаг контейнеризация
Все оставшиеся документы я разложила на 3 части:
- документы, которые я ношу всегда с собой
- самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации
- остальные документы
Документы, которые всегда со мной, я поместила в небольшую зеленую пластиковую папку.
В этой папке я отдельно разложила по трем голубым файлам документы по каждой дочке отдельно.
В основном я беру эти документы с собой, когда езжу куда-то со всеми дочками.
Но могу взять и документы только по одной из дочек. Теперь это сделать очень легко и быстро.
Самые важные документы, которые мы забираем с собой в экстренной ситуации.
До начала организации они хранились все в одной папке на замке и выглядело это вот так:
Документы были все вместе, но искать нужные документы в этой папке было не очень удобно.
Я рассортировала эти документы внутри папки на несколько категорий.
Каждую категорию поместила в пластиковую папку своего цвета, папку подписала.
После этого уже все папки поместила все в ту же большую папку на замке, которую легко взять с собой в экстремальной ситуации (пожара, например).
Получилось очень здорово. Поиск нужного документа теперь осуществляется менее, чем за минуту. Причем не только мной, но и мужем.
Остальные документы я также рассортировала по категориям и поместила по отдельным папкам разного формата.
Папки, чтобы не падали, я поместила в большие картонные органайзеры.
В итоге моя полка с документами стала выглядеть вот так:
Отдельно я уделила внимание организации хранения журналов, вырезок и распечаток по видам хобби. Я очень люблю рукоделие и уделяю ему достаточно много времени.
Я организовала хранение по видам: для шитья, для плетения и вязания на вилке, вязания крючком, вышивки, разные другие виды рукоделия (квиллинг, скрапбуккинг и т.д.)
Все поместила по отдельным папкам, все подписала с помощью специальных наклеек.
Вот как это стало выглядеть в итоге:
Шаг 6 — утилизация
Все бумаги, от которых нужно было избавиться, я сразу сортировала на три части ещё во время второго шага:
1) Оборотки для рисования для детей, я сразу же помещала детям в специальный органайзер в их комнате,
2) Бумаги на растопку на дачу или для сбора макулатуры в школе – упаковала эти бумаги в большой пакет, который мы увезли на дачу.
3) Некоторые важные документы с подписями я разорвала на мелкие части и выбросила в мусорное ведро.
Шаг 7 — составление плана дальнейшего поддержания порядка
После окончания разбора всех бумаг, я создала буферную папку для счетов и бумаг для сортировки.
Поместила эту папку на свой рабочий стол. Чтобы папку было удобно хранить, я приобрела специальный удобный органайзер для своего рабочего стола.
В нем я теперь храню документы для сортировки, а также свой ежедневник и некоторые книги и тетради для ежедневного использования.
Я определила, что буду разбирать буферную папку минимум 1 раз в месяц, в идеале 1 раз в неделю (две).
Чтобы не пропускать время разбора, я назначила конкретный день и время для разбора бумаг.
Если я буду разбирать 1 раз в месяц, то мне это удобно делать после оплаты счетов, то есть после 10 числа.
Если я буду разбирать документы 1 раз в неделю, то мне удобно разбирать документы по средам.
Пока вот уже несколько месяцев мне удается придерживаться такого порядка.
Правда пока я разбираю документы не еженедельно, но раз в месяц 11 числа.
Ещё важный момент нужно не забывать осуществлять контроль документов на входе: то есть сразу выбрасывать ненужные.
Чеки мы с мужем выбрасываем сразу, как заносим их в специальную программку. Остальные бумаги я отслеживаю примерно раз в день, когда сажусь за рабочий стол.
Пока все документы в порядке. Получившаяся система работает хорошо! И это здорово!
Вот так вот я организовала хранение документов у себя дома. А как Вы храните свои документы?
Поделитесь, пожалуйста, в комментариях ниже своими впечатлениями о статье и своим личным опытом.
У вас то и дело в самый неподходящий момент теряются свидетельства о рождении или гарантийные талоны? Бумаги занимают слишком много места? Муж и дети никогда не могут найти свои документы? А может быть всё вроде бы в порядке, но почему-то неудобно? Что ж, это неудивительно – многие люди склонны поддерживать порядок везде, но только не в документах. Ведь это так скучно и уныло!
Однако, если знать несколько принципов и хитростей, организация бумаг не составит труда. Тем более, что порядок здесь можно навести один раз и практически навсегда. Зато какое облегчение вам принесет один вид аккуратных папочек со всеми этими квитанциями, счетами, гарантийными талонами и прочим.
Шаг 1. Собираем ВСЕ бумаги и документы в одном месте
Сложите все бумаги и документы, которые только есть в доме в одно место. Не забудьте и про те бумаги, что висят на холодильнике и даже про инструкции и гарантийки, что лежат в коробках от техники. Все собранное нужно разложить на столе или на полу.
Внимание! Сразу оговоримся, что в нашу ревизию не должны попадать открытки, детские рисунки, письма и прочие сентиментальные и полусентиментальные бумаги.
Почему так важно собрать все бумаги в одном месте? Дело в том, что вся эта груда повергнет вас в шок, вы своими глазами увидите, сколько места занимают все эти бумажки, прочувствуете, сколько времени вы тратили на их перемещение туда-сюда, на поиск нужного.
- А теперь спойлер: в скором будущем от этой горы останутся всего 3 красивые папочки (или лотка) примерно как на фото.
Шаг 2. Избавляемся от лишнего и сортируем оставшееся. Основное правило – выбрасываем почти все!
Теперь, когда вся кучка собрана, отступать некуда. Давайте сделаем еще один шаг вперед – избавимся от всего ненужного. От всего в буквальном смысле этого слова. Оставить нужно только те бумаги и документы, которые подпадают в одну из этих категорий:
- Актуальные в настоящее время и требующие внимания (счета, подлежащие к оплате, формы для заполнения и т.д.);
- Необходимые в течение ограниченного периода времени (налоговые документы на текущий год, гарантии, счета за коммунальные услуги и т. д.);
- То, что нужно сохранить навсегда (паспорта, контракты, ипотечные документы, свидетельства о рождении и т.д.).
Внимание! На этом этапе НЕ нужно сортировать бумаги по тематикам вроде «домашняя документация», «автомобильная документация» и пр. Такой принцип организации только увеличит количество папок и сделает систему неудобной.
Очевидно, что с рекламными буклетами, истекшими гарантийными талонами, инструкциями от техники, которой у вас уже нет и прочим мусором нужно прощаться не раздумывая. Отправьте также в помойку следующие бумаги:
- Счета за коммунальные услуги – их нужно хранить 3 года. Всё, что хранится дольше, можно смело выбросить;
- Инструкции по эксплуатации от всей имеющейся техники (при необходимости их можно легко найти в интернете);
- Конспекты и учебные материалы (строго говоря, если вы не усвоили полученные знания и не применили их на практике до сих пор, то, скорее всего, они вам и не нужны. Кстати, если дать себе установку выбрасывать тетрадки сразу после курсов, то знания усвоятся намного лучше. Впрочем, записи, которые действительно нуждаются в сохранении, можно сфотографировать или оцифровать и затем хранить в виртуальном хранилище. Но все же постарайтесь максимально критически подойти к ревизии этой категории бумаг);
- Визитки ;
- Вырезки из журналов .
Шаг 3. Организуем хранение
Все оставшиеся после ревизии 3 группы документов и бумаг разложите по трем папкам. Важно: стремитесь к тому, чтобы папка «Документы, требующие внимания» всегда была максимально пустой. Если она будет наполнена, это значит, что ваши дела идут не очень продуктивно.
- Лучше всего использовать пластиковые папки с файликами или обычные папки;
- Худшая идея для хранения бумаг – папки типа аккордеон;
- Папки стоит подписать, чтобы и ваши домочадцы всегда понимали, где что лежит;
- С хранением гарантий на электроприборы заморачиваться не нужно. Просто сложите их стопкой и вложите в папку. Они используются настолько редко, что при необходимости можно потратить 1-2 минуты на поиск нужного талона.
Все три папки сложите в одном месте вертикально. Например, можно вложить их в подставку для журналов как на фото ниже.
